Tomarte las cosas con calma te permitirá ser más productivo

¿Cual es tu tiempo productivo?

Múltiples estudios realizados a lo largo de mucho tiempo han llegado a la conclusión de que una persona alcanza su máximo nivel de productividad, trabajando un máximo de 8 horas de trabajo al día. Después de este tiempo, el exceso de horas de trabajo, produce agotamiento físico y mental. Somos entonces, menos productivos.

A veces, y cuando se hace necesario invertir más horas de trabajo, los expertos  psicólogos explican que pueden hacerse, siempre y cuando se trate de un periodo breve y puntual, de dos a tres semanas máximo, y porque sea imprescindible para la entrega a tiempo de un trabajo prioritario para la empresa. En caso contrario coinciden en lo mismo: trabajar más de 8 horas al día, es simple y llanamente improductivo e incluso dañino para el empleado y la organización.

Así pues…, eso de que las jornadas laborales tengan 7 u 8 horas no es casualidad. Por lo tanto, ir más allá no te permitirá ser más productivo, sino más bien todo lo contrario.

La realidad de tu tiempo productivo

Siendo realistas, el ritmo de vida actual, casi frenético, muchas veces, impulsa a superar estos límites de tiempo de 7 o 8 horas al día de trabajo. Una gran mayoría de personas destinan más tiempo a su jornada laboral, del que verdaderamente es el óptimo productivo. Trabajar más horas te puede parecer atractivo para demostrar tu valía, lograr un ascenso, etc… Y, puntualmente puede ser así, pero si realmente no logras ser más eficiente en tus horas de trabajo efectivas, difícilmente lograrás el éxito que deseas, y peor aún, el stres y falta de concentración no tardarán en llegar.

Si estás sacrificando tu vida, las horas de ocio, familia y descanso, en un intento por ser más productivos y eficientes. ¿De verdad crees que esto te va a funcionar?

Quizá, es momento de soltar el acelerador y comenzar a bajar el ritmo; comenzar a tomarte las cosas con calma para ser más productivo.

Las prisas te impiden ser productivo y feliz

Las prisas, y esa sensación de urgencia que todo lo envuelve, en entornos altamente competitivos, son la causa de muchos de los errores que se comenten en los trabajos. La sobre saturación permanente, en el tiempo implica un desgaste del que no te repones en un fin de semana. La energía y concentración se pierden, cuando además tu trabajo te invita a saltar de una tarea que es importante a otra que también lo es.  La multitarea resulta agotador a todos los niveles: físico, mental y anímico. Los errores y malestares no tardaran en llegar. No puedes permitirlo. ¿Por qué? Porque las personas de éxito se cuidan, tienen tiempo para ellos, sus hobbies y familias. Si tú no haces lo mismo, tu tiempo de permanencia en la misma situación es limitado, y tu éxito también. Necesitas estar bien, y ser feliz para alcanzar y vivir tu felicidad. Harvard lo tiene claro… Y el ex-presidente de Coca Cola también 

Concilia tu vida familiar y personal

La motivación personal y profesional se alcanza cuando estás satisfecho con tu vida, en su conjunto. Trabajar es un medio, pero no un fin en si mismo. Y sólo cuando disfrutamos de una vida integral: social y personal completa, tenemos la energía para ser exitosos profesionalmente, hacemos extensiva así nuestra felicidad y bienestar en todos nuestros ámbitos de la vida, incluido el laboral.

Y este es un punto esencial para tu éxito profesional. Y para calibrarlo, necesitas valorarlo. Puntúa del 1 al 10 cuán motivado estás con tu vida, y en los diferentes ámbitos: personal, familiar, económico, profesional, salud, espiritualidad,… y piensa -para cada cada uno de ellos- que puedes hacer para mejorarla. Escoge, por el momento el aspecto más importante, y céntrate en él.

Y, en general, te recomiendo que te dediques tiempo para ti mismo, para desconectar, hacer deporte, relacionarte, disfrutar de tu vida social, descansar y organizar tu vida. Este tiempo de auto conocimiento reflexivo y pausado es esencial, no sólo para tu éxito profesional, sino para el de tu propia existencia como ser humano y espiritual. No lo pierdas de vista, y de vez en cuando, revisa tu puntuación, actuando en consecuencia para mejorarla.

La calma te hace más rápido

Te propongo pensar en tus últimas vacaciones. ¿Qué ocurre cuando estás de vacaciones? Pues que vas sin prisas y eso te permite disfrutar más y mejor de todo lo que tienes alrededor.

Cuando vamos con calma por la vida tenemos la sensación de que los días duran más (y saben mejor). No es que tengan más horas, ni que el reloj se ralentice. No. La diferencia es que cuando nos lo tomamos con calma estamos centrados en el momento. Y si quieres, puedes probar como es «vivir cada día como si fuera vacaciones»

Técnicas de productividad en el trabajo

La calma en el trabajo no es sinónimo de pereza, sino de buscar la eficiencia y la excelencia. Para logarlo, necesitas organizarte de un cierto modo, con técnicas de productividad de demostrado éxito.

Una de ellas, es la explicada Timothy Ferris, en su obra «La semana laboral de 4 horas», y se llama la «Ley de Parkinson». Él la explica así:

Al inicio de la jornada disponemos de 8 horas. Si tuviéramos 15, necesitaríamos 15 horas al día para las mismas tareas. Es decir que, realizamos las tareas al mismo ritmo que el tiempo del que sabemos disponemos. Y esto nos hace menos eficientes. Así pues, y si, por ejemplo, nos surge una emergencia y tenemos que irnos del trabajo quedándonos sólo 2 horas para hacer lo que teníamos previsto para el total de las 8 horas, de forma milagrosa terminamos el trabajo en 2 horas.

La Ley de Parkinson, aprovecha esta reflexión para aumentar nuestro atención, para ser más eficientes y productivos en menos tiempo. Para ello, debes marcarte fechas previstas de fin de tareas, proyectos e hitos anteriores a las reales. O sea que, si tienes que entregar un informe el día 28 del mes que viene, adelanta la fecha en tu mente, y comprométete contigo mismo a entregártelo a ti, en una fecha anterior. Así serás más productivo, pues esperar hasta el final sólo hace que dediques más tiempo del necesario. Esto es así porque al no tener sensación de urgencia es muy fácil que “perdamos” el tiempo en actividades de poco valor. Sin embargo, cuando sentimos la presión de la falta de tiempo, inmediata e inconscientemente empezamos a filtrar actividades, atacando sólo aquello que es verdaderamente importante. «La ley de Parkinso» de Ferrys es la forma de ser siempre tan productivo como lo somos en ese último momento. De este modo, podrás destinar tu tiempo sobrante a tareas de más valor, y también a salir antes del trabajo. Podrás dedicar tu tiempo a extra a lo que tu desees, por ejemplo, a otras actividades que te motiven e inspiren. Con una vida más plena, serás más productivo y feliz.

Trabajar con tiempo

Además de las ventajas de productividad que obtendremos aplicando la «Ley de Parkinson» de Timothy Ferrys, trabajar con tiempo y de forma anticipada es importante y necesario. ¿Por qué? Te lo explico con un ejemplo: Imaginemos que tienes un informe que presentar en el trabajo. Tienes un plazo de entrega de x días, pero aún así te convences a ti mismo de que hay tareas más importantes a las que debes dar prioridad mientras te repites que hay tiempo suficiente para terminar el informe. Si lo haces a última hora, es probable que se te escapen detalles, que la presentación no sea adecuada… En cambio, si trabajas con unos días de antelación, podrás reparar en los detalles, tomar notas, o hacer una pequeña guía de los aspectos más importantes de ese esquema, cuidar la presentación y, por su fuera poco, reducirás el tiempo de revisión porque habrás cometido menos fallos.

Se ha demostrado que la mente trabaja subconscientemente, y que se inspira por tiempo y por la noche. De modo que una idea trabajada con tiempo, reposará en tu mente, y si lo hace con calma y orientado a soluciones, puede generar ideas muy novedosas e inspiradoras. La noche es un momento mágico para le mente, de ahí la expresión: «lo consultaré con la almohada». Lo consultes o no con la almohada, el tiempo de calma que le dediques a tu proyecto te permitirá una reflexión, a veces inconsciente, muy sabia. Con la urgencia, impaciencia y estrés, este fenómeno se produce poco o nada.

Dale tiempos a tus proyectos, para trabajarlos con ilusión, calma y tiempo. 

Al cerebro no le gusta la multitarea

Seré clara y directa: la multitarea nos hace tremendamente improductivos.

Abordar varias tareas a la vez, no te permitirá acabar dos tareas al mismo tiempo; más bien te robará tiempo mientras saltas de una a otra.

Al cerebro no le gusta saltar de una cosa a otra, eso le confunde y descentra. Cada interrupción y nuevo arranque, implica una caída del rendimiento y de la concentración. Por ello, y porque al cerebro le gusta acabar lo que empieza, es importante que dediques los tiempos completos que establezcas a tus tareas. Organiza tu agenda y diseña tu calendario con tiempos y horas asignados por tarea. Esta forma de hacer y trabajar, te llevará a ser más productivo, y por tanto a tener más tiempo para ti.

Y tú, ¿te tomas las cosas con calma? ¿O eres de los que asume muchas tareas a la vez? ¿Qué medidas tomas para ser más productivo? Me encantará conocer tu experiencia personal al respecto… 

La productividad del tiempo, no se mide en cantidad sino en la calidad de  tu tiempo y de tu VIDA

Coach personal Barcelona, vitalcoachingbarcelona.com