Gestión del Tiempo y 6 Técnicas de Productividad
Gestión del tiempo y técnicas de productividad
La gestión del tiempo es un tema de gran relevancia y muy recurrente que abordamos con gran éxito, en los procesos de Coaching, con técnicas muy efectivas para la mejora de la productividad, eficiencia y resultados.
Además el trabajo desde casa está ganando terreno día a día. Por ello, cuando hablamos de de teletrabajo, la gestión del tiempo supone un gran reto adicional. También una gran oportunidad. Personalmente, y desde hace 10 años trabajo por mi cuenta y gestiono mi propio tiempo. En este tiempo he aprendido mucho sobre mí misma. Por experiencia y con técnicas muy variadas que conozco de primera mano, combino ciertas técnicas que adapto y personalizo, según la circunstancia, historia, necesidades y creencias de cada persona.
Tanto si trabajas por tu cuenta, como si trabajas para una empresa, necesitas organizarte de un cierto modo, así como conocer cómo hacerlo. En este artículo te cuento algunas de las herramientas, técnicas y ejercicios, que te ayudarán a lograrlo con mayor éxito.
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¡Pasar a la acción está en tus manos!
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Los retos del teletrabajo
Muchas personas que trabajan desde casa dicen sentirse cansadas. Trabajan muchas horas, les cuesta organizarse, delimitar su tiempo de trabajo del tiempo libre y familiar, etc… La sensación de tener que demostrar que NO están de vacaciones, hace que crean que deben estar siempre disponibles y trabajando a «tope». Si esta situación se perpetúa en el tiempo, tarde o temprano, llegará el desánimo y su consecuente falta de resultados, motivación y felicidad en el trabajo.
Las 24 horas del día
El día tiene 24 horas para todos. Sin embargo, también sabemos que el tiempo puede pasar muy rápido o muy lento, según a que lo destinemos. Por ejemplo, 10 minutos pasan volando cuando estás leyendo un buen libro, viendo tu serie preferida, o estás en buena compañía y disfrutando de una buena conversación…
En cambio, por ejemplo, si te quedas encerrado en un ascensor, 10 minutos pueden ser eternos. Cualquier circunstancia adversa que nos genera un estado de alarma, puede ralentizar el tiempo, y hacerlo interminable. Si echas la vista atrás, y piensas en alguna experiencia que hayas vivido, en uno u otro sentido, te darás cuenta de que es así.
Sí, el tiempo es un concepto subjetivo. A veces nos pasa rápido, y a veces despacio. Por ello, es tan importante que gestiones tu tiempo disponible, con intención y conciencia, para ser más eficiente y productivo.
En este sentido, organizarte de un cierto modo, puede cambiarte la vida. Por y para ello, comparto conTIgo, 6 técnicas para la la gestión del tiempo y la mejora de tu productividad. Mi recomendación: Disfruta de ellas, mientras las prácticas….
6 TÉCNICAS DE PRODUCTIVIDAD
Técnica 1- Cuadrante de Stephen R. Covey
Antes de empezar… –> Mira este gráfico.
QUE HACER
Piensa -y si quieres anota- las tareas que haces en cada uno de los 4 cuadrantes, según sean importantes, no importantes; urgentes y no urgentes.
¿Pasas mucho tiempo en el cuadrante 3?
Acostumbra a ser lo habitual. Si este es tu caso, debes saber qué, en este cuadrante se ubican aquellas actividades o tareas superfluas que se llevan a cabo por hábito o azar, y que sin ser importantes ni urgentes, consumen gran parte de tu tiempo.
Por ello, y como primera reflexión, necesitas tomar conciencia de ello, para así adquirir un compromiso contigo mismo: Si tu objetivo es importante para TI, es imprescindible que destines tiempo a la prioridad que así lo requiere, y que te CENTRES EN LO IMPORTANTE.
“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”.
-Brian Tracy-
Técnica 2- Técnica de la Agenda
Para practicar con la técnica de la agenda, primero haz un listado con todas las actividades que tienes pendientes y/o previstas realizar a lo largo del día, y ordénalas según su prioridad.
Señala las actividades importantes y que requieren toda tu atención, y trata de ponerlas a primera hora de la mañana. Estas son las horas más productivas y las que, -sin darnos cuenta-, acostumbramos a emplear para realizar tareas menos importantes.
Así pues, cambia el orden y agenda esas “otras tareas” menos urgentes e importantes, para realizarlas al final de día, o en los “entre ratos”. Asígnales un tiempo para realizarlas, incluso aunque su duración prevista sea de menos de 5 minutos. Esto te generará confianza sin distracciones que puedan apartarte de lo importante.
Al final del día realiza una revisión de los objetivos alcanzados y planea las actividades, con sus horarios, para el día siguiente.
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Técnica 3- Ley de Pareto y Ley de Parkinson
Antes de pasar a la acción e implementar la técnica de la agenda, te recomiendo un sencillo e infalible ejercicio para la mejora de tu productividad, que encontré en el libro “La semana laboral de 4 horas” de Timothy Ferriss. Este se basa en la combinación de la Ley de Pareto y la Ley de Parkinson.
Ley de Pareto
La ley de Pareto dice que el 80% de los resultados procede del 20% del esfuerzo realizado y del tiempo invertido.
Para optimizar tu tiempo y resultados, será imprescindible que detectes tus ineficiencias con el objetivo de eliminarlas, así como detectar tus fortalezas para multiplicarlas.
QUE HACER
-
- Pregúntate cuales son las actividades que te generan el 80% de tus resultados y dedícate a ellas. Usa la ley de Pareto a todos los niveles, para hacer más en menos tiempo; también para liberar tiempo para lo importante.
- Una vez identificado tu 80%, decide que vas a delegar o hacer diferente, en este momento y a partir de ahora. Es importante dedicarte a lo importante, para que tu tiempo te cunda mucho más…para lo importante, y también para la mejora de tu vida, motivación y felicidad.
Ley de Parkison
La ley de Parkinson dice que un objetivo nos va a consumir todos los recursos disponibles para su ejecución (tiempo, dinero, energía, etc). Por ejemplo, si nos dan una semana para terminar un proyecto, estaremos 6 días haciendo una montaña de un grano de arena para acabar siendo efectivos solo el último día. En cambio, si nos dan 24 horas para terminar ese mismo proyecto, estaremos forzados a ir a lo esencial y a enfocarnos en la ejecución.
QUE HACER
-
- Gestiona tu tiempo planificando tus proyectos y tareas, acortando tus «deadlines» tanto como te sea posible. Hazlo asignando tiempos de trabajo con fechas límites más cortas, para las no importante, y acabalas para liberar tiempo para tus tareas más importantes. En definitiva, si combinas las dos Leyes -Pareto y Parkinson- podrás detectar cuáles son las tareas que te generan menos resultados, y establecer plazos claros y más cortos para realizarlas.
- Y…aprende a preguntarte: “¿Si esto fuera lo único que hiciera hoy, me sentiría satisfecho por lo que he logrado en este día? Para detectar con si te sentirás feliz, puedes preguntarte: «¿Qué hará que este día haya merecido la pena? Y centra tu intención y energía en la realización de este objetivo. Al final del día, y cuando lo revises, sentirás una gran satisfacción por lo logrado. Habrás creado así una experiencia de éxito, que a su vez dará paso a nuevos éxitos. Acabarás generando nuevas dinámicas y hábitos que te reportarán muchas alegrías. Disfruta de tu experiencia y de los aprendizajes del camino. Hazlo sabiendo que, estos procesos, -como todos- requieren de tu práctica, para ir realizando los ajustes que mejor te vayan a ti, según avances y experimentes por ti mismo.
Recuerda que, a veces, por uno mismo resulta difícil avanzar. Te darás cuenta de que es así, si detectas que repites los mismos patrones de comportamiento, y las mismas dificultades se repiten en tu vida. También si «pospones» o te «procrastinas». En estos casos, -y es muy habitual-, acostumbra a pasar que «algo» más profundo es la causa de la dificultad.
Sobre procrastinación, el miedo al cambio y como avanzar, te recomiendo leer este otro artículo de mi BLOG «Descubre por qué sientes tanto miedo al cambio. Y cómo superarlo»
Sea cual sea tu circunstancia, a veces para gestionar con éxito aquello que más te dificulta, tanto en la gestión de tu tiempo, trabajo y vida, necesitarás conocerte; saber quién eres, que quieres y qué hacer, con autenticidad. Hacerlo acompañado, con la ayuda, pautas y herramientas profesionales en sesiones de Coaching, te ayudará de una forma inaudita. Si este es tu caso, consúltame y lo hablamos en una primera sesión On Line, gratuita y sin compromiso alguno.
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«No importa lo que te pase importa lo que haces con aquello que te pasa»
Te espero para gestionar con éxito cualquier dificultad o reto que la vida ponga en tu camino, para resolverlo y avanzar de una forma muy resolutiva, sólida y consistente en el tiempo…
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Técnica 4- Ejercicio de Productividad
Para que lleves definitivamente a la práctica la organización de tu agenda, y apliques la Ley de Pareto en combinación con la Ley de Parkinson, te recomiendo que realices previamente este ejercicio.
| Lista de COSAS POR HACER |
| 1-
2- 3- … |
| Lista de cosas QUE NO HAY QUE HACER (como navegar por internet sin sentido en lugar de arremeter con una tarea importante) |
| 1-
2- 3- … |
Ahora, respóndete a las siguientes preguntas (y tómate el tiempo para hacerlo!)
| ¿Cuál es el 20% de las cosas que provocan el 80% de mis problemas? |
| 1-
2- 3- … |
| ¿Cuál es el 20% de las cosas que provocan el 80% de mi felicidad y de los resultados que deseo obtener? |
| 1-
2- 3- …. |
Además de organizarte y enfocarte en lo importante, para que realmente sea efectivo, ten en cuenta también que es importante:
- Programar las actividades para que no se acumulen ni se conviertan en incendios.
- Aprender a decir NO a los compromisos que no se pueden cumplir. O sea ser asertivo para saber decir SI y también NO.
- Hacer bien y pronto lo que se puede hacer y olvidarte por completo de lo que no se puede.
- Delegar responsabilidades.
- Y… ¡NO HAGAS VARIAS COSAS AL MISMO TIEMPO! No hay necesidad de hacer varias cosas al mismo tiempo una vez que aprendimos a priorizar.
Asume los grandes retos como secuencias de pequeños pasos.
“La mejor forma de hacer varias cosas a la vez es hacerlas una a una”
– Wolfgang Amadeus Mozart-
Técnica 5- Poner límites al teletrabajo
Y por último, y no memos importante, deseo recalcarte que, el hecho de trabajar desde casa no implica que debas estar 100% disponible, todo el tiempo. Si incurres en este riesgo, acabarás bajando tus niveles de satisfacción, equilibrio y resultados. Entonces, en ningún caso merecerá la pena para ti, y tampoco para la empresa para la que trabajas.
QUE HACER
- Si el horario de teletrabajo establecido te supone un problema para conciliar tu vida personal y familiar, deberás comunicárselo a tu responsable superior. Eso sí, antes será imprescindible que crees una estrategia y un «discurso de comunicación» ganador. No servirá de nada decirle a tu jefe que no puedes con todo, que te falta tiempo, o que no es justo, por ejemplo. Sí te servirá -y además, será muy profesional y eficiente- que, bajo los parámetros de tus objetivos previstos, pienses, crees, compartas y negocies con él o ella, tus propias propuestas, prioridades y tiempos, más eficientes para alcanzarlos.
- La preparación interna y externa de tu discurso será clave para tu éxito. En este sentido, y en relación a la preparación de tu actitud «interna» ganadora, te invito a leer y practicar con este otro artículo de mi BLOG, para así crear el «feeling» y la sintonía que la comunicación requieren para tu éxito.
Si quieres conocer más trucos y claves de la comunicación, para la vida y para el trabajo te recomiendo que leas este otro ARTICULO de mi BLOG Práctico y muy útil.
Técnica 6- Tiempo para ti
Recuerda que TU eres lo más importante en tu vida. Por ello, para tu auténtico éxito y felicidad, será imprescindible que priorices, te organices, y establezcas dentro de tu agenda y calendario, horarios para tu familia y actividades de ocio, que tengan un auténtico sentido y propósito para ti.
QUE HACER
Si puedes, desconecta de las noticias, y dedica tu tiempo a lo que realmente te llene. Si estás observante y calibras tus emociones, lo sabrás de inmediato. Para ello pregúntate ¿Estoy mejor o peor, después de…. -hacer cualquier actividad que hagas-? Si escoges, tanto como te sea posible, aquello que sí suma en tu vida, serás, además de más eficiente, mucho más feliz. ¡Merece la pena!- Muy recomendable es la práctica de la meditación y del yoga. Aunque por supuesto hay muchas otras ideas, yo deseo compartir contigo unas clases de yoga del extraordinario Ramiro Calle. Él es el pionero en España del Yoga; maestro y escritor de casi 100 obras en su mayoría filosóficas y espirituales, nos regala un sinfín de videos en YouTube. También y de una forma muy generosa y extraordinaria, nos guía a través de 40 sencillas clases de yoga, para la práctica diaria. Cada una de ellas, dura aproximadamente unos 20 minutos, y son accesibles para cualquier persona, edad y circunstancia. Personalmente he comprobado como, a través del trabajo sutil, y casi imperceptible, con sus clases adquieres una vitalidad renovada, equilibrada y serena, en el arte de vivir. Ramiro Calle, además de un auténtico maestro, nos invita a la reflexión elevada y sencilla, a través de sus sabias reflexiones. Yo disfruto y aprendo mucho con él. Deseo y espero que tú también….
¿Te cuesta organizarte y avanzar?
¿Se te resiste un objetivo?
¿Te sientes bloqueado o no sabes por dónde empezar?
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Tanto si quieres mejorar en tu trabajo, en cuanto a la gestión del tiempo, eficiencia y productividad, como en cualquier otro asunto de tu vida, me encantará conocerte en una primera sesión On Line, gratuita y sin compromiso alguno. En ella ya haremos Coaching. De modo que, tanto si empiezas tus sesiones, como si finalmente no fuera así, siempre obtendrás «algo» valioso para ti.
¡ Merece la pena ! Otras personas te explican su experiencia y testimonios AQUI: Leélos
Llámame o escríbeme. Te espero…
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Coaching Profesional y Personal
«No importa lo que te pase importa lo que haces con aquello que te pasa»
Te espero para gestionar con éxito cualquier dificultad o reto que la vida ponga en tu camino, para resolverlo y avanzar de una forma muy resolutiva, sólida y consistente en el tiempo…
Cambios sólidos y consistentes en el tiempo
Con tus sesiones de Coaching lograrás avances únicos. ¿Por qué? Porque he desarrollado un método de éxito demostrado, fruto de los más de 10 años de experiencia como Coach en Vital Coaching Barcelona, y que realizo a dos niveles.
▶ Por un lado, en un plano práctico, abordaremos los objetivos previstos; con pautas y herramientas específicas para cada caso. Por ejemplo, mejora de la eficiencia y gestión del tiempo, definición de objetivos congruentes y auténticos, preparación para la mejora o el cambio profesional, resolución de conflictos, mejora de la confianza, comunicación, asertividad, etc…
▶ Por otro lado, y en un plano más introspectivo y emocional identificamos y trabajamos en el cambio de patrones de pensamientos y aspectos emocionales que son la auténtica causa de cualquier dificultad. Como además de Coach soy Consteladora Familiar, hago un Coaching sistémico, que te permitirá -si fuera el caso- «desatascar» muchos problemas que tienen su origen en la familia. Este es un valor añadido muy importante de las sesiones de Coaching que realizo, y que genera una gran paz, permitiendo que los cambio y avances realizados sean consistentes y sólidos en el tiempo. Y por supuesto, en todos los ámbitos de tu vida… Lo profesional, va absolutamente de la mano de lo personal. Esta es otra de las claves del éxito que lograrás en tus sesiones de Coaching.
Si quieres saber más, y conocer los testimonios de otras personas que ya han realizado su proceso de Coaching conmigo, en Vital Coaching Barcelona, puedes leerlos AQUÍ
El éxito está en tus manos…
«Empieza haciendo lo necesario, después lo posible, y de repente te encontrarás haciendo lo imposible.» San Francisco de Asís
Mi libro -FELICIDAD TENDENCIAL Conéctate y potencia tu vida
Y…, si quieres avanzar por tu cuenta de una forma muy práctica, resolutiva y eficiente, te invito a que leas mi libro: “FELICIDAD TENDENCIAL Conéctate y potencia tu vida“
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“Si buscas resultados diferentes, no hagas siempre lo mismo» Albert Einstein
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▶ Por otro lado, y en un plano más introspectivo y emocional identificamos y trabajamos en el cambio de patrones de pensamientos y aspectos emocionales que son la auténtica causa de cualquier dificultad. Como además de Coach soy Consteladora Familiar, hago un Coaching Sistémico, que nos permite «desatascar» muchos problemas que tienen su origen en la familia. Este es un valor añadido muy importante de las sesiones de Coaching que realizo, y que genera una gran paz, permitiendo que los cambio y avances realizados sean consistentes y sólidos en el tiempo.
